Enfoques de Sistemas

Holmans

utiliza el término sistemas para su investigación en los grupos sociales. Desarrolla el sistema social. Dice que la organización está comprendida por:

• Sistema ambiental externo
• Sistema interno de relaciones son interdependientes

Elementos de un sistema social:

1. actividades tareas que realizan las personas
2. interrelaciones ocurren entre las personas al realizarse las tares
3. sentimientos desarrollados entre las personas

Selznick

Utiliza un análisis estructural – funcional. Dice que las organizaciones son un sistema dinámico, esta en constante cambio para adaptarse a las presiones internas y externas.

Churchman

Enfoque de que un sistema es un conjunto de componentes funcionalmente relacionados. Este enfoque es la causa de por ejemplo, la investigación de las operaciones en las organizaciones. Este enfoque define a la organización empresarial como un sistema hombre – maquina. Los modelos adoptados generalmente para la administración son los cerrados, es decir que no tienen en cuenta variables no cuantitativas.

Científicos sociales

Desarrollo el concepto de sistema socio - técnico, incluyendo que la organización es un sistema abierto en interacción con su ambiente

Otros enfoques definieron que los problemas de las organizaciones pueden resolverse analizando solo la estructura interna y no el ambiente externo de la organización.

Características de todos los sistemas cerrados

Tienden a orientarse a un equilibrio estático y con el tiempo hacia la entropía (estado en el que las organizaciones cuando es caótica, desordenada, falta de patrones) entropía: es un concepto que se aplica a todo sistema físico. Sistemas abiertos: esta en relación dinámica con su contexto y se adapta a este con su cambio interno (cambia su estructura, procesos…) enfrenta el proceso de entropía mediante el flujo de materiales, energía e información.

Organizaciones como sistemas abiertos

Es decir que interactúa con su ambiente alcanzando un estado estable. Para esto debe recibir la cantidad de recursos necesarios para realizar las operaciones y poder exportar la cantidad necesaria de insumos transformados para poder continuar con el ciclo.

Modelo general de organizaciones

Insumos ->transformación ->salida Productos

Por ejemplo en una organización empresarial: Insumos: personas, materiales, información.

Transforma estos insumos en Salidas de productos o servicios o recompensas a los miembros de la organización.

Organización como conjunto de sistemas integrados

Subsistema de metas y valores: la organización se desempeña en función de la sociedad por lo que debe cumplir ciertos requisitos sociales. Como consecuencia desarrolla un conjunto de metas para el sistema general.

Subsistema

técnico: se refiere al conocimiento necesario para realizar las tareas de transformación de insumos en productos. Esta determinado por los equipos, maquinarias, especialización de los conocimientos y habilidades necesarias, distribución de las maquinarias…

Subsistema

psicosocial: compuesto por individuos que interactúan. Consiste en su motivación, comportamiento, sentimientos, actitudes…esta afectado por el ambiente externo por lo que cambia constantemente y es distinto en todas las organizaciones.

Subsistema

estructural: indica como están divididas y coordinadas las tareas en la organización.

Subsistema

general: se extiende en toda la organización relacionándola con su ambiente externo a través del desarrollo de metas y planes estratégicos y operativos.

Otras propiedades de los sistemas organizativos

Sistemas creados

Son creadas por seres humanos por lo que son establecidas para satisfacer diversos objetivos. Estos sistemas sociales por lo tanto están afectadas por los hábitos, creencias, motivaciones, y expectativas de los seres humanos que los crean.

Los limites

Un sistema cerrado tiene sistemas rígidos e impermeables. Mientras que un sistema abierto tiene limites permeables entre él y el supra sistema al que pertenece.

Constituye una barrera para algunos tipos de interacción entre los individuos de la organización y los que están fuera de ella. Son flexibles: van cambiando en relación a las funciones y tareas que se realizan en la organización. La administración esta encargada de los límites que existen entre los distintos subsistemas para garantizar su adaptación a los demás sistemas del ambiente.

Interfase es el lugar de intersección de un sistema con otro. En el cual se producen transacciones, transferencia de materiales, energía e información.

Una empresa tiene interfase con los sistemas de proveedores, clientes, comunidad…

Jerarquía de sistemas

Decimos que existe una jerarquía porque un sistema esta compuesto por subsistemas de un orden inferior y forma parte también de un supra sistema. La estructura jerárquica esta basada en la necesidad de integrar los subsistemas a un sistema más amplio que coordine las actividades.

La entropía negativa

Los sistemas físicos cerrados el grado de entropía va aumentando hasta que el sistema deja de funcionar.

En cambio, en los sistemas abiertos se puede combatir esta entropía hasta transformarla en entropía negativa. La organización solo puede subsistir los recursos que utiliza son importación de materiales, energia e información desde el ambiente externo para transformarlos y luego redistribuirlos en el ambiente externo nuevamente.

El estado estable y equilibrio dinámico

El estado estable se relaciona con el grado de entropía Los sistemas cerrados logran un estado de equilibrio con un máximo de entropía.

Un sistema abierto deben permanecer en un equilibrio dinámico que lo logran con el flujo continuo de materiales, información y energía, de esta forma puede adaptarse a su ambiente externo. Pero si esto cambios son masivos el sistema no podrá adaptarse y asi se desintegrará la organización o se muere el organismo. Es decir que las organizaciones no están en un estado estable sino que están en un continuo cambio para adaptarse a las fuerzas externas (equilibrio dinámico)

Proceso de realimentación

A través del cual el sistema recibe un flujo continuo de información que le permite la adaptación al ambiente externo.

La realimentación negativa constituye el flujo de información que nos indica que el sistema se esta desviando del camino determinado y debe ajustarse a un nuevo estado estable. La Administración es la encargada de interpretar y corregir la realimentación de la información.

Mecanismos adaptativos y de mantenimiento

De mantenimiento: para mantener en equilibrio entre los distintos subsistemas y así garantizar la adaptación a su ambiente.

Adaptativos: necesarios para el equilibrio dinámico, permiten al sistema responder a las distintas presiones internas y externas.

Crecimiento a través de la elaboración interna

Los sistemas abiertos tienen una tendencia al aumento de su complejidad.

Específicamente en los sistemas sociales, además los seres humanos elaboran sus propias actividades para lograr un mayor nivel de diversificación de sus tareas y de la organización.

Las organizaciones además desarrollarán otras actividades extendiendo sus límites hacia nuevas áreas para disminuir su incertidumbre y garantizar su supervivencia.

Equifinalidad de los sistemas abiertos

En los sistemas cerrados hay siempre un mejor camino para lograr un objetivo determinado.

En cambio en los sistemas abiertos por ejemplo en las organizaciones se utiliza el termino equifinalidad para la diversidad de insumos necesarios para lograr un resultado satisfactorio. Es decir, que la función gerencial requiere de varias alternativas para lograr una solución.

Subsistema gerencial

Determinación de planes globales y relaciona las normas de los subsistemas con la totalidad.

El estudio de la administración se basa en el estudio de tres procesos fundamentales: planificación, organización y control, que son necesarios en todas las áreas, para así poder satisfacer las metas y objetivos generales de la organización.

Otra forma de comprender la tarea administrativa es mediante el estudio de los distintos subsistemas de la organización:

Subsistema estratégico (alta gerencia): relaciona la organización con el ambiente externo, desarrolla planes para lograr las metas deseadas, debe encontrarle solución a los distintos problemas, tomar decisiones mediante una evaluación razonada de los insumos necesarios para la resolución del problema, transforma la incertidumbre del ambiente externo en la racionalidad necesaria para el subsistema operativo.

Subsistema operativo: se encarga del efectivo desempeño de las tareas para lograr los objetivos ya establecidos. Toma decisiones en forma computarizada, es decir por medio de técnicas cuantitativas.

Subsistema de coordinación (gerencia intermedia): consiste en integrar las actividades internas tanto verticalmente (estratégicas y operativas) como horizontalmente (dentro de un mismo nivel). Convertir los planes globales en planes operativos.

El papel del gerente

La administración se debe ocupar de la incertidumbre, ambigüedades (una misma situación interpretada de distintas maneras que lleva a la confusión de cual es la causa del problema de la org.) pero su función esta limitada a las fuerzas internas y externas.

Medio ambiente externo

Limites

Los sistemas abiertos tienen límites permeables, tanto en su interior como con el supra sistema más amplio. Pero como la organización no puede responder a todas las fuerzas ambientales, estos límites le permiten seleccionar:

• Que insumos deja entrar
• Las transformaciones que realiza y
• Los productos que ofrece.

Generalmente las actividades necesarias para el proceso de trasformación definen sus límites.

Por ejemplo: en una escuela primaria establecen cierto límite de edad para entrar en 1º grado y para egresar determinado promedio.

Hay también límites internos para filtrar insumos y productos, entre los tres niveles de: operación, coordinación y estratégico.

La organización debe tener cierta independencia del ambiente para poder realizar sus tareas de transformación para esto también serán necesarios los límites.

Medio ambiente

Es todo lo externo a los límites de la organización

Puede ser: social (general), que afecta a todas las organización de una sociedad determinada

De tareas (específico), que afecta a la organización en forma más directa y es diferente en todas las organizaciones. Son las fuerzas específicas que afectan a la organización para el proceso de transformación y toma de decisiones.

Ambiente social (características que afectan a las organizaciones)

1. Cultura: historia, ideología, valores de la sociedad.
2. Tecnológica: adelantos tecnológicos de la sociedad, base física(equipos, maquinarias) y base de conocimientos.
3. Educativas: características del sistema educativo.
4. Políticas: clima político general de la sociedad.
5. Legales: leyes, tasa impositivas y control sobre las organizaciones.
6. Recursos naturales: disponibilidad
7. Sociológicas: estructura de las clases
8. Económicas: el sistema bancario, caracteristicas del consumo de la sociedad...

Componentes del Medio ambiente de tareas

1. Componentes de consumidores: distribuidores del producto, usuarios del producto.
2. Componentes de proveedores: proveedores de materiales, equipos, partes, la fuerza laboral.
3. Componentes de competidores.
4. Componente sociopolítico: control estatal, relación con los sindicatos…
5. Componente tecnológico: incorporar nuevas tecnologías para la realización de productos.

El medio ambiente especifico tiene influencia sobre las metas y valores, la estructura, relaciones humanas y proceso administrativo. Afecta a todos los miembros pero fundamentalmente a los administradores que son responsables de la toma de decisiones.

Las organizaciones participan continuamente en actividades para obtener información precisa de su medio a través del personal de investigación de mercado (preferencias del consumidor), contratan legisladores para estar informados sobre las acciones del gobierno, investigan los competidores.

De esta forma logran reducir la incertidumbre.

Ambiente más complejos

El medio ambiente cada vez se torna más complejo porque la tecnología cambian rápidamente, ocurriendo importantes cambios culturales y sociales, por lo tanto la organizaciones también cambian cada vez más rápido y hacia una mayor complejidad.

Las organizaciones tratan de reducir la incertidumbre por ejemplo determinando la cantidad de recursos necesarios, rutina de productos, búsqueda de información precisa. Esto es fácil de determinar con un sistema cerrado pero en un sistema abierto no es tan fácil debido a que esta relacionado con un medio ambiente muy cambiante. Para esto algunas organizaciones establecen límites para poder actuar en un ambiente más tranquilo.

Relaciones interorganizacionales

Las sociedades modernas están integradas por organizaciones. Es por eso que el medio amiente de una organización también. Así surgen nuevas formas de organización que integran actividades de organizaciones complejas, por ejemplo: la construcción de una presa hidroeléctrica requiere de mucho esfuerzo por lo que se requiere la combinación de varias compañías constructoras. Muchos de los problemas sociales y ambientales de la actualidad no deben ser manejados por una sola organización.

Una de las consecuencias de la turbulencia del medio ambiente es el conflicto interorganizacional. Se requieren mecanismos para solucionar estos conflictos ya que con el sistema de competencia y leyes actuales parecen no solucionarse.

Papel estratégico de la administración

Los administradores realizan una actividad relativamente pasiva y de respuesta a las fuerzas del ambiente por lo que no tienen mucho control del destino de la organización.

La administración estratégica propone a los administradores una labor estratégica que consiste en la alineación entre la organización y su medio que tiene dos funciones:

1. adecuar la organización a las demandas del medio
2. deben anticiparse a los futuros cambios del ambiente y desarrollar sistemas para enfrentar los retos futuros 4.

Seleccionar y dar forma al medio ambiente

La organización selecciona su medio ambiente y decide en que medio va a actuar. Puede por ejemplo actuar en nuevos mercados o expandir la zona geográfica en la que actúa. Es decir que toda organización tiene cierto grado de autonomía respecto a su medio ambiente. La organización trata de manipularlo para poder lograr sus metas. Por ejemplo negociando con la legislatura para poder obtener apoyo financiero.

Método científico

Se compone:

1. interrogante (hecho)
2. define el contexto del hecho
3. posibles soluciones (hipótesis)
4. serán sometidas a prueba
5. análisis de los resultados
6. hipótesis validas para ese hecho
7. ver si existe la posibilidad de generalizarla para todos los hechos similares
8. si no es comprobada la hipótesis se plantean nuevas
9. el científico trata de conocer los elementos determinantes de un hecho.

La epistemología y la administración

La epistemología estudia el conocimiento y reconoce tres tipos de continentes del conocimiento:

Ciencia: analiza dos campos:

1. explicación científica: descubrimiento o nacimiento y evolución del objeto, su situación actual y su perspectiva futura.
2. evaluación de la explicación a la realidad

Técnica:

opera o transforma, mediante la modificación de procedimientos o normas sobre la realidad de los objetos

Arte:

intentan captar la realidad para comunicarla o no a otros, plasmándola en un objeto. Es individual, subjetiva y vivenciales (basada en la experiencia propia)

Para algunos la administración es arte porque requiere de talento, flexibilidad, iniciativa, imaginación y creatividad por parte del administrador.

Hermida y Klisksberg afirman que es una ciencia y una técnica a la vez, porque tiene objeto de estudio (organizaciones). Trabaja con la explicación científica y la aplicación a la realidad y las tres dimensiones del conocimiento (histórica, presente y futura). Utilizará el método científico.

Pero además la administración tiene técnicas, normas y procedimientos que le permiten comprender y transformar la organización.

Klisksberg y Hermida afirman que gran parte de los problemas que afectan las organizaciones es causado por no saber en cual categorización epistemológica esta ubicada la administración y al desarrollo de un nuevo vocabulario que generan deficiencias teóricas. Las confusiones en el plano epistemológico generaron obstáculos para el estudio de las organizaciones.

Mario Bunge

El científico se propone averiguar como son las cosas y proveen conocimientos nuevos. Busca la verdad.

El técnico e sirve de conocimientos científicos que necesita para lograr su objetivo o sea de conocimientos específicos, mucho menos profundos que los que busca el científico. Se sirve de la verdad para alcanzar la utilidad (para alguien)

Clasifica a las técnicas:

Fisiotécnicas:

ingenierías

Quimiotécnicas:

química industria, ingeniería química

Biotécnicas:

medicina, pedagogía, farmacología…

Sociotécnicas:

derecho, finanzas, administración

Técnicas

generales: informática…

A las disciplinas que estudian la administración podemos definirlas como técnicas científicas porque:

1. estudian las relaciones y actividades que se llevan a cabo dentro y entre sistemas sociales.
2. emplea el método científico.
3. se propone mejorar el funcionamiento de los sistemas sociales.

Por lo tanto podemos decir que la administración e científica solo en el modo de estudiar su objeto pero no es un ciencia porque no se propone alcanzar conocimientos sino solo buscar la mejor manera de controlar los sistemas sociales. Desarrollan modelos pero serán más parciales que generales como lo son en la ciencia.

Historia del pensamiento de las organizaciones y la administración

SIGLO XIX las primeras ideas de organización y de administración aparecieron con la Revolución Industrial, con el gran avance tecnológico surge la necesidad de estudiar la administración.

Ideología a mediados de este siglo:

1. individualismo económico: a través del individualismo, la competencia y la economía el individuo podía lograr cierta independencia económica. Como trabajadores, los individuos debían sujetarse a la voluntad de otro por recompensas materiales y económicas. Brinda las preocupaciones necesarias para la expansión industrial.
2. individualismo acentuado: era más beneficioso competir con la naturaleza que con otros seres humanos.
3. ética laboral: surge con el protestantismo en EEUU que sostenía que a través del trabajo duro se lograba la salvación personal, tenía un sentido religioso
4. Estos valores fueron fundamentales para el desarrollo económico.

Ideología a fines de este siglo:

Se convierte una modificación de los valores con el Darwinismo Social que intentaba explicar las causas de la conducta de los individuos basándose en la investigación de la genética para seleccionar fuerza laboral en vez de solo su experiencia. Así la clase administrativa era especial y los trabajadores eran un grupo de errores genéticos.

Valores: darwinismo social, individualismo económico y ética laboral. Consecuencias de estos valores: (hubo una gran presión para el cambio)

1. los gerentes comenzaron a reconocer que era necesario lograr una conciliación entre la administración y los trabajadores. (presión: las personas sin privilegios se agrupaban en movimientos sociales)
2. aumento del tamaño y complejidad de las organizaciones se hizo más evidente la necesidad de tener conocimientos sobre organizaciones para poder disminuir el discernimiento o las diferencias.

Administración científica

Taylor comienza por investigar la mejor manera de realizar cada componente del trabajo total. Contaba con un proceso de selección de personal para optar por las personas adecuadas en relación a los requisitos del puesto y al contratarlas se las colocaba en un ambiente adecuado para lograr su máximo beneficio. Incluía un sistema de salarios para los miembros de la organización y capacitación. Uso de técnicas racionales para el uso de recursos de la organización que servían para disminuir los conflictos entre administración y trabajadores.

Para que se produjera una revolución mental era necesario que los gerentes aceptaran la disminución de sus poderes y los trabajadores deberían adaptar sus habilidades a los métodos de estudio de tiempos.

Pero hubo una reacción en contra de la administración administrativa: los trabajadores buscaban protección por medio de sindicatos o por políticos progresistas, los gerentes formaban asociaciones industriales. Es decir que continuaban los conflictos entre trabajadores y la administración.

Taylor dejo bases para la futura teoría de la administración: demostró lo importante de una teoría general de administración y promovió ideas de cómo lograr una mayor eficiencia organizacional.

Teoría administrativa clásica

Tiene elementos comunes con Taylor:

1. se interesan por el proceso de cooperación eficiente,
2. se basaron en el desarrollo de principios y funciones de administración
3. que los consideraron universales para todas las organizaciones
4. distinguieron entre ciencia o teoría de la organización y tecnica de su aplicación

Fayol: afirmo que existen cinco funciones fundamentales de cualquier actividad administrativa:

1. Planeación: examen del futuro y desarrollo de un plan
2. Organización: creación de una estructura para llevar a cabo los planes
3. Dirección: para mantener las actividades
4. Coordinación: para unificar todas las actividades
5. Control: Verificar que las actividades se realicen de acuerdo con los planes

Diferencia entre Fayol y Taylor: Taylor trabajaba desde el taller para arriba, en la estructura de la organización y Farol desde la junta directiva hacia abajo. Las ideas de Farol son hasta la actualidad usadas lo que muestra su éxito.

Relaciones Humanas

Mayo implantó la visión de que el hombre era una criatura social y que no estaba motivado solamente por un interés económico.

Al igual que Taylor, consideró considero las cooperaciones organizacionales fundamentales, consideraba que los seres humanos tenían una predisposición natural para cooperar, por lo que los gerentes debían realizar grupos para que estos individuos puedan satisfacer su necesidad de cooperar.

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